Newsletter #14 – dicembre 2016

#14 – dicembre 2016

? COME SI FA

Assegnare compiti nei documenti

Nell’uso di documenti collaborativi, quanto più è lungo e complesso un documento tanto più diventa dispendioso per ogni collaboratore andare ad individuare la presenza e l’avanzamento dei dettagli che sono affidati al suo lavoro, e tanto più per chi deve seguire la completezza del contributo di tutti.

Google Documenti, Google Fogli e Google Presentazioni offrono una comoda soluzione per inserire dei commenti per una data parte del documento: basta selezionare uno o più elementi e dal menu contestuale (tasto destro) scegliere “Commento”. Sulla destra si aprirà un fumetto in cui inserire il testo del commento, che sarà visibile a tutti i collaboratori.

Non solo: se si inserisce il  carattere “+” e si inizia a digitare un nome, comparirà un elenco di utenti, presi dalla rubrica, a cui sarà possibile assegnare l’attività descritta nel commento.

Ogni utente poi, dalla pagina di riepilogo dei documenti, potrà vedere per ogni documento un badge che riporta il numero delle attività assegnategli ancora in sospeso.

Un semplice clic sul numero porterà quindi il collaboratore direttamente alla parte del documento di sua competenza, dove avrà la possibilità con una semplice spunta di contrassegnare l’attività come conclusa e nascondere il commento.

 SICUREZZA

Dati al sicuro da Cryptolocker con Drive

Le diverse versioni del virus conosciuto come Cryptolocker hanno già colpito numerose realtà aziendali. La conservazione dei dati in soluzioni cloud come Google Drive è una delle migliori difese.

Dalla fine del 2013 il virus di tipo ransomware ha danneggiato centinaia di migliaia di utenti, fruttando ai suoi diffusori cifre nell’ordine dei milioni di dollari, esborsati dalle aziende che speravano, con il pagamento del “riscatto”, di riavere i dati indispensabili per la loro attività.

Molti sono corsi ai ripari con soluzioni di backup regolare, ma la pulizia degli archivi ed il loro ripristino con i dati salvati non sono sempre così immediati e rischiano di bloccare le attività per diverso tempo.

La soluzione di archiviazione su Google Drive sposta tutti i propri dati in luoghi sicuri e lontani dai malintenzionati. Anche qualora, attraverso strumenti di sincronizzazione, finissero in cloud dei dati affetti dal virus, la gestione delle versioni di Drive permetterà di risalire in poco tempo ai documenti intatti e ripristinarli alla versione desiderata.

È inoltre possibile integrare prodotti di partner ufficiali Google per velocizzare i tempi di recupero riducendo al minimo la perdita di operatività

IN EVIDENZA

Nuova versione per Google Sites

Con la nuova versione di Google Sites puoi creare accattivanti pagine pubbliche o riservate, utilizzando le risorse già presenti su Drive, con la stessa semplicità e le stesse possibilità di collaborazione.

La nuova interfaccia, appena rilasciata, permette di pubblicare pagine dalla grafica moderna ed ottimizzata per tutti i dispositivi. La composizione delle pagine è rapida ed intuitiva con la funzionalità di drag & drop dai propri contenuti quali files su Drive, Google Documenti, Google Fogli , calendari, mappe ed altro.

Sono state introdotte grandi possibilità di personalizzazione dell’aspetto finale, con la scelta di un’ampia gamma di temi e layout.

L’inserimento di più pagine aggiornerà in modo completamente automatico il menu di navigazione.

Le politiche di accesso stabilite dall’amministratore daranno ai singoli utenti la possibilità di usare Google Sites per pagine interne al dominio oppure visibili pubblicamente su Internet.

Una volta effettuata la pubblicazione del sito, inteso come insieme di pagine,  ad esempio “miosito”, questo sarà immediatamente raggiungibile all’indirizzo https://sites.google.com/dominio.it/miosito.

Chi avesse creato delle pagine con la vecchia versione di Google Sites avrà comunque pieno accesso ad essa ancora per almeno un anno.
per iniziare subito!